لعله من الفنون الراقية ، والذي ينظم العلاقة بين الدول ويجعلها ضمن مجموعة من القواعد المتفق عليها تسمى “البرتوكول” ، وقد عرّف المختصون الدبلوماسية بانها فن التفاوض بين ممثلي الجماعات ، او الدول ، وبذلك فان الدبلوماسية الدولية تُعنى بادارة العلاقات الدولية من خلال وساطة الدبلوماسيين المحترفين.
وتأخذ المراسم طابعا دوليا بحيث تصبح حقا للدولة التي يمثلها الدبلوماسي لا لشخصه … وهكذا اكدت اتفاقية فيننا عام 1961 للعلاقات الدبلوماسية ، على سعيها الرئيس لتامين اداء البعثات الدبلوماسية ، لاعمال على افضل وجه .. وقد تضمنت الاتفاقية 52 مادة تنظم كافة الجوانب في العلاقات الدبلوماسية بين الدول .. لذلك فان فن الدبلوماسية هو الذي يحدد صفات الموظفين العاملين في دوائر المراسم ، والشروط التي يجب ان تتوفر فيه ، وقواعد ترتيب الجلوس في المؤتمرات والاجتماعات الدولية ، واستقبال وتوديع الضيوف ، ورفع اعلام الدول في المناسبات ، والاجراءات المتبعة في الزيارات الرسمية ومراسم المؤتمرات وتوقيع مذكرات التفاهم والاتفاقيات والمعاهدات ، ان اتقان قواعد الدبلوماسية واعتمادها في كل التصرفات والاجراءات داخل البلد وخارجه ، تعكس رقي البلد ومدى تطوره اضافة الى تحقيق نسبة عالية من الاحترام لمسؤولية ومواطنيه .. فمتى اتقن موظف الدبلوماسية القواعد الاساسية وتم تدريبه بشكل جيد على اتباع هذه القواعد ، نجح في اداء مهامه على اكمل وجه .. ومن شروط الموظف المتخصص في مجال المراسم سواء في وزارة الخارجية او دوائر المراسم او العلاقات العامة في الوزارات ان يكون باسم الوجه ، وحسن المظهر والتصرف ، واللباقة في التعامل مع الاخرين .. ولعل من الصفات المهمة لموظف الدبلوماسية ان يكون مجاملا ولديه المام بلغتين اجنبيتين ، اضافة الى لغته الام ، فضلا عن سعة الاطلاع ، ويستوجب في موظف المراسم ان يتصف بروح التعاون مع الاخرين . ويمتلك القدرة على المتابعة والتنسيق المستمرين ، وان يخطط للمناسبات المختلفة بوقت كاف ، والالتزام بالتسلسل في المناصب والتسلسل الوظيفي والاداري ، وان يُراعي تحديث قوائم كبار الشخصيات من وزراء وسفراء ورجال الدولة .. ومن مهام موظف المراسم اتباع ترتيب الجلوس وتحديد اختيار الموائد المستديرة او الطاولات المستطيلة الشكل وحسب نوع الاجتماع او التفاوض .
ومهما تكن الاعراف الدبلوماسية والبروتوكولات المعمول بها فان الغاية منها تقويم العلاقات بين الدول ، والتعامل مع رموزها ، ومنها العلم والنشيد الوطني فينبغي ان ترفع اعلام الدول بمستوى واحد متساوي ، اي استخدام ساريات بارتفاع واحد وان تكون الاعلام بحالة جيدة وبالوان زاهية .. ولا تقف الضوابط المراسمية عند هذا الحد ، بل تمتد الى تطبيقات البروتوكول الخاص بالزيارات الرسمية ، وما يجب أعداده وتقديمه لكبار الشخصيات ، وتحديد الاسم الكامل للضيف والدولة التي ينتمي اليها ، ومدة الزيارة وهدفها ، واسماء المرافقين واعضاء الوفد واللغة المستخدمة في المباحثات ، والرغبات العامة للضيف وتحديد الزيارات التي ينوي القيام بها واماكنها .. وما ينبغي تقديمه اثناء الزيارة خاصة تقديم الزهور ، واللقاءات الصحفية المتوقعة وتبليغ الاجهزة الامينة.
وتبرز اهمية القواعد المراسمية من خلال الاجتماعات الدولية وهي بروتوكوليا اقل اهمية من المؤتمرات ، وتعقد الاجتماعات عادة قبل المؤتمرات وتعد لها.. وخبراء الدبلوماسية يحددون مفهوم الاجتماعات الدولية كونها عبارة عن مجموعة من اللقاءات التي يعقدها اشخاص يمثلون دولهم ، او منظمات دولية لمناقشة مواضيع محددة والبحث عن حلو لها . وهكذا نجد ان موظف المراسم متميزا ويمتلك خبرات مهمة في قواعد البروتوكول بما يمكنه من ممارسة عمله .. وما يعكس صورة جيدة عن بلده وشعبه ، فمهمته حساسة للغاية .. ويكاد يكون المرآة التي ينظر من خلالها الى هذه الدولة او تلك .. ان المراسم والبروتوكول والاتكيت علوم عصرية لا بد من تعلمها واتقانها والعمل بها من قبل جميع موظفي المؤسسات التي تتعامل مع الدول الاخرى كالتجارة وحقوق الانسان والهجرة والمهجرين وغيرها .. كما انها قواعد مهمة لمن يرغب ان يكون على مستوى عال من اللياقة والرقي والجاذبية .
