موظف الدولة الذي يعمل في مجالات الدبلوماسية يصطلح عليه بالدبلوماسي، ويكون السفير اعلى أولئك الموظفين درجة سواءا عمل في داخل او خارج البلد، والملحق أقل درجة وظيفية في هذا السلك الوظيفي. ولكي يكون عمل الدبلوماسي ناجحا وموفقا في الخارج من خلال دوره في العمل باحدى البعثات المعتمدة لبلاده في بلدان العالم المختلفة، لابد من توفر بعض المتطلبات التي تتعلق بشخصه والملاكات التي يحملها دون سواه.
وأول كل تلك المتطلبات، ان يمتلك الدبلوماسي الذي يمارس مهنة الدبلوماسية في الخارج قدرة عالية على التكيف النفسي ويتجاوز الأختلافات في الثقافة واللغة بين مجتمعه والمجتمع الذي يعمل في وسطه. فمن غير المنطق ان يختار مثلا سفيرا أو أي دبلوماسي للعمل في سفارة بلاده في المملكة المتحدة وهو لايُجيد النطق ولا ينطق بالأنجليزية البتة! والأمر ألآخر أن يتمتع الدبلوماسي بصحة جيدة ولياقة بدنية وذهنية عالية ليكون قادرا على تحمل اعباء السفر والسهر والمجاملة ولكي تكون لديه مرونة في العمل حتى بعد ساعات الدوام الرسمي، حيث يُكلف بحضور الاحتفالات في مناسبات شتى وأوقات مختلفة ومراسم التوديع والاستقبال في المطارات. والجدير بالذكر كذلك لابد للدبلوماسي من أن يكون صبورا، ورجل عقلاني غير متسرع ولايسعى لاشباع شهواته فيقدمها على مصالح بلده وعمله. ولابد أن يكون سلوكه في عمله وخارج عمله سلوكا مثاليا وأن يعمل على تكامل قيمه المعنوية والأخلاقية.
ومن شروط الدبلوماسي أن يكون موسوعيا وملما بشتى العلوم والثقافات ومطلعا على مايدور حول العالم من أحداث وذو معرفة تامة بمختلف جوانب المسائل المطروحة في كافة مجالات الحياة السياسية والأجتماعية والتأريخية والعلمية عموما. وكذلك أن يمتلك روحا قادرة على التحليل بايجابية وقدرة على استخلاص النتائج الموجزة والفعالة والمرتبطة بحس متطور ونقدا موضوعيا. وعلى هذا الأساس، فسيكون الدبلوماسي قادرا على طرح مقترحات بناءة للمواضيع الخاضعة للنقاش وهذا بدوره يتطلب متابعة مستمرة للمواقف والتطورات الحاصلة في بلد العمل وفي بلده ايضا. من هنا لابد للدبلوماسي أن يكون شخصا أجتماعيا غير أنطوائي لأنه في النهاية عليه أن يكون متمتعا بقدرة ممتازة في مجال إقامة العلاقات مع مختلف شرائح المجتمع للبلد الذي يتواجد فيه ليتمكن من تنسيق مهامه في الدفاع عن مصالح عمله وبالتالي مصالح بلده بفعالية. وأخيرا وليس آخرا، فالدبلوماسي لابد ان يتحلى بذائقة رفيعة وذوق عال وحاسة سادسة لكي يكون لديه القدرة على تنمية قدراته في اتخاذ القرارات وبالسرعة الممكنة لتتطابق بنسبة عالية مع السياسة العامة الخارجية لبلده. لهذا وغيره فالدبلوماسي يجب أن يكون واقعيا في تصرفاته ليبتعد عن اتخاذ القرارات الخاطئة أو أن يكون له حكم مسبق ورأي ضبابي حول المسائل المطلوبة منه قبل دراسة جوانبها كافة فهو الشخص الذي يعطي الوزير والمسؤولين في مؤسسات الدولة الحساسة رأياً في كثير من الجوانب ذات العلاقة بالعمل الدبلوماسي .
