مفهوم التخطيط
هو تحديد ما ” الذي تريد أن تحققه” واختيار الطرق والوسائل التي تؤدي إلى تحقيق ذلك.
اي ان …. التخطيط هو عملية تحديد “احتياجات والعمل على وضع أفضل طرق للاستجابة لتلك الاحتياجات
فالتخطيط يحدد لنا … أين كنا؟ وأين نحن الان؟وأين نريد أن نصل؟ وكــــــــــيف؟؟؟
اي يمكن القول ان التخطيط (Planning)هو عبارة عن عملية تَهتمُّ بإعداد الخُطط الخاصّة بشيءٍ معين،
ويُعرَّف التخطيط بأنّه صياغة فَرضيّاتٍ حول وضعٍ مُعيّن، ويعتمد على استخدام تفكير دقيق؛ بهدف اتخاذ القرار المُناسب حول تطبيق سلوكٍ ما في المستقبل.
من التّعريفات الأخرى للتخطيط هو نَشاطٌ يُطبّقه كافة الأفراد في أغلب الشؤون العامة، ويَعتمدُ على إعداد خُطّةٍ ذهنيّة قبل تحويلها إلى خُطة حقيقيّة؛ أي الحِرص على التفكير قبل المُباشرة بالعمل.
اي ان التخطيط الإستراتيجي هو العملية التي يتم من خلالها تنسيق موارد المؤسسة مع الفرص المتاحة لها, وذلك على المدى الطويل.
بينما الخطة الإستراتيجية هي خطة عمل شاملة طويلة الأجل, تهدف المؤسسة من خلالها إلى تحقيق الأهداف الموضوعة.
الإستراتيجية هي اتجاه ونطاق دولة ما.. أو شركة ما.. أو منظمة ما.. على المدى البعيد. فوجود إستراتيجية واضحة المعالم لأية منظمة.. تمكنها بلا شك من استخدام مواردها المتاحة واستغلالها بشكل إيجابي فعال ومؤثر – إن لم يكن بالشكل الأمثل – مما يمكنها من الوفاء باحتياجات كل الأطراف المتعاملة معها، والأفراد الذين ضمنها..!
الإستراتيجية تعبر عن مسار يتم تفضيله، واختياره من بين عدة مسارات، بهدف تحقيق المنظمة أو الشركة أو…، رسالتها، وغاياتها، وأهدافها، ومن ثم تحقيق الاتجاه الذي ارتضته هذه المنظمة أو تلك الشركة لنفسها في المستقبل.
مصطلح الإستراتيجية يطلق على الأهداف المحددة، وتحديد البدائل المتاحة، والاختيار بينها على أساس مقارنة التكاليف والفوائد المرتبطة بكل بديل، وتقييم كل البدائل، ومن ثم اختيار البديل الأفضل، والذي يطلق عليه البديل الإستراتيجي، ومن ثم توصيفه في برنامج زمني قبل التنفيذ.
اسُتخدم لفظ الإستراتيجية منذ عدة قرون في العمليات الحربية وهي كلمة يونانية مشتقه من كلمة “استراتيجوس” وتعني فن القيادة.
انتقل مفهوم الإستراتيجية إلى مجال الأعمال في الثلاثين سنة الأخيرة من القرن العشرين، عندما دعا الرئيس الأمريكي الأسبق ليندون جونسون في عام 1965 إلى تطبيق نظام التخطيط الاستراتيجي في جميع الأجهزة الفيدرالية للحكومة الأمريكية.
قبل نهاية الستينات من القرن الماضي عبر التخطيط الاستراتيجي حدود الولايات المتحدة إلى أوروبا ثم إلى بعض الدول النامية وأهم تلك الدول ماليزيا.
يطلق لفظ الإستراتيجية على الأهداف المحددة ووضع البدائل ومقارنة التكاليف والفوائد المرتبطة بها وتقييمها ثم اختيار البديل الإستراتيجي الأفضل ووصفة في برنامج زمني قابل للتنفيذ.
نستطيع القول أن التخطيط الإستراتيجي هو العملية التي يتم من خلالها تنسيق موارد المؤسسة مع الفرص المتاحة لها وذلك على المدى الطويل، والخطة الإستراتيجية هي خطة عمل شاملة طويلة الأجل تهدف المؤسسة من خلالها إلى تحقيق الأهداف الموضوعة.
قواعد او مبادىء مهمة لإعداد الخطةالإستراتيجية
قبل إعداد الخطة الإستراتيجية لا بد من وجود قواعد حاكمة أو خطوط مرشده في اتخاذ القرارات تنبع من الإجابة على التساؤلات التالية:
1- ما هي مؤسستنا؟ وأين هي؟
2- ما الذي يجب أن تكون عليه؟ وأين يجب أن تكون؟
3- كيف يمكن تحقيق ذلك؟
مرتكزات هامة
يجب ان تكون عملية التخطيط جامعة (Inclusive).
تساعد في عملية التحفيز الداخلي والخارجي والإحساس بالملكية.
قاعدة المعلومات تعكس إحتياجات وتطلعات الجميع.
تساعده في الموضوعية وعمق النقاش.
تساعد في خلق أجواء مشاركات مستقبلية وعمل مشترك.
تساعد في تبادل المعلومات بين الفرقاء.
بحسب الفترة الزمنية من الممكن تقسيم التخطيط الى 3 انواع وهي :-
تخطيط طويل المدى ( اكثر من خمس سنين )
تخطيط متوسط المدى ( من سنة واحدة الى اقل من خمسة سنين ).
تخطيط قصير المدى ( يغطى فترة زمنية أقل من سنة واحدة )
ملاحظة :- قد يكون هنالك تفاوت في عدد السنين كلا وبحسب راي الباحث والمخطط
منطلقات التخطيط الإستراتيجي
يتطلب التخطيط الإستراتيجي أن تقوم المؤسسة/ الحزب – الحركة – المجتمع بوضع رؤيا لما تراه لنفسها في المستقبل.
ينظر التخطيط الإستراتيجي إلى الصورة الواسعة من منطلق طويل المدى.
يترافق مع الخطة الإستراتيجية خطة سنوية – فصلية- يومية على مستوي عملي.
مفهوم الغابة والشجر.
يتطلب التخطيط الإستراتيجي المسؤولية والالتزام تجاه المشاركة.
مشاركة المستويات الإدارية الثلاث في عملية التخطيط.
يتم تطبيق الخطة الإستراتيجية من خلال خطة تنفيذية مرحلية.
عناصر التخطيط الإستراتيجي
وضع الإطار العام للإستراتيجية
دراسة العوامل البيئية الخارجية المحيطة بالمؤسسة وتحديد الفرص التي تتيحها والمخاطر التي تفرضها، وكذلك العوامل الإدارية والتنظيمية الداخلية وتحديد ما تتضمنه من نقاط القوة والعنف.
تعريف الغايات ووضع الإستراتيجيات البديلة والمقارنة بينها واختيار البديل الإستراتيجي الذي يعظم من تحقيق الغايات في ظل الظروف المحيطة.
ضع السياسات والخطط والبرامج والموازنات حيث يتم ترجمة الغايات والأهداف الطويلة الأجل إلى أهداف متوسطة وقصيرة الأجل ووضع البرامج الزمنية لتحقيقها.
تقييم الأداء في ضوء الغايات والأهداف والخطط الموضوعة ومراجعة وتقييم هذه الخطط في ظل الظروف المحيطة.
استيفاء المتطلبات التنظيمية اللازمة وتحقيق تكيف التنظيم مع التغيرات المصاحبة للقرارات الإستراتيجية.
أهميّة التخطيط :-
تُعتبر وظيفة التخطيط من الوظائف المُهّمة في الإدارة؛ حيث وضعت هذه الوظيفة لتحقيق أهميّة مرتبطة بها، وهي:
1. السعي إلى تقليل مُعدّل المخاطرة.
2. الاستِفادة من المَوارد المُتاحة بأفضل الطُرق.
3. الوصولُ إلى التكامل بين المَراحل الخاصّة بالتنسيق عَن طريق اتّخاذ القرارات المُناسبة والصحيحة.
4. وضع أولويّات العمل وترتيبها وفقاً لاتفاقها مع الحاجات( اي يساعد على وضع الاولويات).
5. المُساهمة في السيطرة على كافّة المشكلات الخاصّة بتنفيذ العمل.
6. الحرص على توفير الرضا في بيئة العمل.
7. المُشاركة في التنبؤ للمستقبل الخاص بالعمل.
8.التخطيط يوفر تفهما مشتركا حول الاهداف والانجازات التي نسعى الى تحقيقها.
9.التخطيط يوفر تفهما مشتركا حول الخطوات الواجب اتخاذها لتحقيق تلك الانجازات.
10.التخطيط يساعد على رصد الموارد وتحديد أفضل الطرق لاستخدامها.
11.التخطيط يبقي الاعضاء في الاطار الصحيح.
مكونات التخطيط Planning Components
للتخطيط أربع مكونات رئيسة (ووتون، وهورن 1990م، البيشي1431هـ):
تحليل الواقع (أين أنا؟)
تحديد الغاية (أين سأذهب؟)
تحديد الوسيلة (كيف سأذهب؟)
تحديد المعايير (أين سأقف؟)
الفرق بين الإدارة الإستراتيجية والتخطيط الاستراتيجي
أولا: فريق يرى أنهما وجهان لعملة واحدة, ويطلقون الإدارة الإستراتيجية ويقصدون بها التخطيط الاستراتجي, عندما يتحدثون عن الإدارة الإستراتيجية يضعون بين القوسين التخطيط الاستراتيجي مما يدل انه يقصدون به شيء واحد.
ثانيا: فريق يرى الاختلاف بينهما إذ قال: التخطيط الاستراتيجي هو جزء من عملية الإدارة الإستراتيجية وهو يمثل المهام الثلاثة الأولى من مهام الإدارة الإستراتيجية:
1 – تحديد مجال عمل المنظمة.
2 – وتطوير رؤية متكاملة بالنسبة لرسالتها.
3 – وترجمة الرسالة إلى أهداف إستراتيجية محدودة, إعداد إستراتيجية تحقق الأهداف الإستراتيجية, وتقييم الأداء واتخاذ الإجراءات التصحيحية. وعليه فان تنفيذ الإستراتيجية ومراقبة الأداء (الرقابة الإستراتيجية) تقعان خارج نطاق التخطيط الاستراتيجي.
تسلسل مراحل عملية التخطيط Sequence of the Planning Process Stages
مراحل إعداد وتنفيذ الخطة الإستراتيجية المتكاملة للمنظمة
أ. عرض الإطار العام للخطة الإستراتيجية على مجلس الامناء, ومدراء الوحدات, والدوائر الإدارية.
ب. تشكيل لجنة عليا على مستوى المنظمة للإشراف على إعداد الخطة الإستراتيجية المتكاملة, وتنفيذها.
ج. تشكيل لجان فرعية على مستوى الاقسام, والوحدات, والدوائر الإدارية تكون مهمتها:
تحديد الرؤية, والرسالة للقسم, أو الوحدة, أو الدائرة الإدارية.
تحديد الأهداف التفصيلية التي تتوافق مع الغايات الإستراتيجية للمنظمة.
إعداد السياسات, والأنظمة, والتعليمات, والبرامج التي تحقق الأهداف التفصيلية.
وضع إطار زمني, لتنفيذ جميع المهام المترتبة على إنجاز الخطة الإستراتيجية الفرعية.
د. تجميع الخطط الفرعية من قبل اللجنة العليا لكل مجال من مجالات العمل الرئيسة للمنظمة, ومراجعتها, وتنظيمها, وتوحيدها في خطة إستراتيجية متكاملة تتضمن تحديداً للموارد المالية, والبشرية اللازمة.
ﻫ. إعداد سيناريوهات, وخطط بديلة لتطبيقها في الحالات الطارئة.
و. شرح الخطة، والتعريف بها لجميع المعنيين في مناسبة احتفالية قبل البدء بتنفيذها.
ز. متابعة التنفيذ، وتقييم مدى التقدم في الإنجاز, وتحليل معوقات الأداء, والحد من تأثيراتها السلبية, وتقديم تغذية راجعة للجهات المعنية لتمكنها من إجراء التعديلات, أو الإضافات الملائمة, وهذه المرحلة من مسؤولية اللجنة العليا, واللجان الفرعية.
وهنالك تقسيم اخر لمراحل التخطيط وسوف نذكرها للاستفادة وهي :-
التخطيط عملة متكاملة تقتضي المرور بمراحل محددة لضمان نجاحها .والمراحل التي سيتم تناولها هي المراحل الاساسية التي يمكن تطبيقها على معظم عمليات التخطيط هي كألاتي:-
1/ تحديد واقع المنظمة:-
وهي المرحلة التي يتم فيها جمع المعلومات من المعنيين باستخدام الوسائل المناسبة للتعرف على واقع المنظمة الداخلي والخارجي.ومن اكثر الوسائل التي تساعد في جمع المعلومات هي اداة swot فهي أداة تساعد المنظمة على التعرف على نقاط القوة والضعف.وتساعد على التعرف على الفرص المتاحة والمخاطر التي تواجه المنظمة في بيئة عملها الخارجية.
2/ مرحلة الاطار الاستراتيجي:
تتمثل هذه المرحلة في استخدام تحديث الواقع ومطابقتها مع الاطار الاستراتيجي في المنظمة بهدف التعرف على مدى انسجام واقع المنظمة مع اطرافها الاستراتيجية.
وتحديد الامور التي بحاجة الى جهد واهتمام للوصول الى تحقيق كامل كما تساعد هذه المرحلة المنظمة على تحديد الامور التي بحاجة الى جهد وتركيز لإدخال التعديلات اللازمة.
3/ التطوير والنظر الى المستقبل:
وهي المرحلة التي يتم فيها استثمار وتوظيف نتائج المرحلتين(1/2)
وتساعد هذه المرحلة المنظمة على الاجابة عن تساؤل (أين نريد ان نصل؟؟) وكيف نرى انجاز المنظمة في الاعوام القادمة؟؟؟
ومن المفضل ان تعمل المنظمة بعد وضع التصور المستقبلي على اجراء تحليل يسمى (تحليل الفجوة) وهوا يستخدم للتعرف على الفجوة الفاصلة بين واقع المنظمة الحلي وبين تصورها المستقبلي. وهذا التحليل اختياري ولكن يفضل اجراؤه.
4/ ترتيب الأولويات
بعد الانتهاء من مرحلة التطوير ستكون المنظمة قادرة على تحديد النشاطات الرئيسية الواجب عملها لتحسين ادائها .
وتقوم بوضع النشاطات في هذه المرحلة ضمن تسلسل متناغم ومنطقي يعتمد بالأساس على ترتيب الاولويات والنشاطات من الاهم فالمهم وبشكل عام يبقى تحديد الاولوية خاضع لتوجيهات المنظمة ورغبتها.
5/ كتابة الخطة وتداولها :
هي المرحلة التي تبدأ بتوثيق اعمال عملية التخطيط وذلك من خلال كتابتها في وثيقة تسمى (الخطة الاستراتجية) حسب العملية التي قامت بها.( وتحتوي الخطة على محاور رئيسية لابد من توافرها) وهي:
الملخص التنفيذي.
اجراءات التخطيط
الاطر الاستراتيجية
النشاطات و التوقعات
فريق العمل و الموازنة .
6/ تنفيذ الخطة:
وهي من أكثر المراحل دقة وبساطة. فكما هو ملاحظ بان الخطة العامة تحتوي على نشاطات رئيسية ان لم يتم وضعها في خطط عمل action plan فلن يتم تنفيذ الخطة العامة بشكل دقيق.
من يجب ان يشترك في التخطيط Stakeholders
من هم جميع المعنيون؟
كيف نعتمد ان هؤلاء معنيون؟
من يحدد من يشترك في التخطيط ؟
مقومات التخطيط الإستراتيجي الجيد
( 1 ) المرونة والاستعداد للتغيير .
( 2 ) وضوح الأهداف والغايات .
( 3 ) المنهجية السليمة لاتخاذ القرارات .
( 4 ) نظام معلومات سليم وحديث .
( 5 ) خطوط اتصال مستمرة بين المديرين والعاملين .
( 6 ) استعداد كافة المعنيين للتعاون في وضع الخطة ثم تبني تنفيذها .
( 7 ) المشاركة الفاعلة علي المستويات المختلفة .
( 8 ) التفكير الإبتكاري .
( 9 ) معايير طموحة للتطوير .
( 10 ) المراجعة المستمرة .
وممكن كذلك ان نقول ان مراحل إعداد الخطة الإستراتيجية بحسب احد الاراء هي :-
تحديد الرسالة
صناعة الرؤية
تحديد القيم والمبادئ
تحليل الوضع الراهن
وضع الأهداف
رسم الإستراتيجيات
الخطط التشغيلية
الجدولة الزمنية
تقويم الخطة, ومراجعتها
مراحل عملية التخطيط الإستراتيجي Stages of strategic planning process
تعيين مجموعة لإدارة عملية التخطيط الإستراتيجي.
يمكن الإستعانة بمستشار خارجي للمساعدة.
الحصول على الموافقة على عملية التخطيط، المسؤوليات، الإطار الزمني … الخ.
تجميع المعلومات.
مراجعة الرؤيا، الرسالة، النجاحات والإخفاقات.
تحليل المعلومات.
الخروج بخطة أولوية.
مراجعة الخطة مع المعنيين والتعديل.
مراجعة نهائية.
تنفيذ الخطة الإستراتيجية.
مراجعة التنفيذ والتعديل حسب الحاجة (Continuous Process).
المدخل الاستراتيجي Strategic Approach
ويتضمن اربعة عناصر رئيسية وهي :-
-Aانه يقوم على اساس ان عوامل البيئة تتغير باستمرار .
انه يعمل على توقع او تنبوء الاحداث اكثر مما يعتقد على ردود الافعال اتجاه الاحداث التي تحصل .
انه يقود المديرين او المشرفين الى السؤال عما تسعى اليه المنظمة واين ترغب ان تكون بعد فترة محددة ، وماهي المتطلبات اللازمة لتحقيق ما ترغب الية ؟ .
انه يساعد على تطوير وصياغة الاستراتيجيات والوسائل ويبين الطرق التي يستطيع المديرين من خلالها تحقيق للاهداف المحددة .
انه يؤكد على ان المستقبل لايمكن السيطرة علية وانما يمكن التعامل مع المسقبل من خلال توقع او تنبوء الاحداث.
-Bالمدخل الاستراتيجي يركز على :-
1 – العوامل الخارجية وياخذ بالحسبان العديد من مكونات البيئة الخارجية التي تتضمن:-
العوامل السياسية.
العوامل الاقتصادية .
العوامل الاجتماعية .
العوامل السكامية .
العوامل التكنلوجية ….. الخ .
2 – يعتمد على التفكير الاستراتيجي الذي يساعد على بلورة وجهات النظر حول العوامل البيئية التي من المتوقع ان تكون قيود او معوقات امام المنظمة او ان تكون مساعدة للمنظمة .
-Cالمدخل الاستراتيجي يركز على :- على تحقيق التوافق والتطابق بين المنظمة وبيئتها ( وذلك يتضمن رؤية المنظمة ورسالتها واهدافها واستراتيجيتها وهيكلها التنظيمي ومواردها ).
-Dالمدخل الاستراتيجي يمثل :- عملية مستمرة ويتيح المجال للانفتاح على تعديل وتغيير الاهداف والسياسات والبرامج في ضوء تغير وتبدل الاحداث في البيئة الخارجية ، ويفضي الى تأسيس ومراجعة الميكانيكيات المتاحة لتزويد المديرين بالمعلومات باستمرار حول عوامل البيئة المتغيرة .
المستويات الثلاثة للإستراتيجية
المستوي الكلي : استراتيجية المنظمة
المستوي الجزئي / الفرعي
المستوي الوظيفي / التشغيلي
الأهداف الإستراتيجية (Strategic Goals )
خصائصها:
محددة (Specific)
تخضع للقياس (Measurable)
يمكن تقييمها وملاحظتها (Assessable)
يمكن تحقيقها بالاستناد إلى المصادر المتوفرة والنهج الإداري (Achievable)
يمكن تطويعها خاصة في حالات التغيير المفاجئ (Adaptable)
مترابطة مع بعضها البعض (Connected)
تدعم رسالة ورؤية المؤسسة (Supportive)
مقبولة من ناحية التكلفة، الوقت … الخ (Acceptable)
مقاسة بالنسب لوقت ما (Timely)
تطور قدرات العاملين عليها (Extending Capabilities)
واقعية (Realistic)
تكافئ من يعمل على تحقيقها (Rewarding)
زيادة فرصه تطبيق الخطة الإستراتيجية
Increase its Chances of Implementing the Strategic Plan
مكونات عملية التحضير
مشاركة القيادة (الرسمية وغير الرسمية).
العمل من منطلق مفاهيمي متفق عليه.
أهمية إشراك أفراد من الذين سينفذون الخطة.
إيلاء أهمية لمناقشة القضايا الحرجة في المؤسسة.
مكونات ذات علاقة بالمحتوى
التطرق إلى القضايا الداخلية والخارجية.
لا تدخل/ي في أدق التفاصيل.
إيجاد توازن ما بين الحلم والحقيقة.
ابقي اللغة والمفاهيم البسيطة.
مكونات ذات علاقة بالاستخدام
إستخدام الخطة كأداه إدارة (إسترشاد لصنع القرار).
أدخل/ي مكونات الخطة في نشاطات الإدارة اليومية.
رتب/ي عمل المؤسسة في إطار الخطة.
بشكل مواز ـ إيجاد خطة متابعة وتقييم.
الرؤيا (Vision)
الرؤيا تمثل واقعاً بعيد المدى لا نلمسه حاليا قد نصله أو لا نصله ولكنه وضع مستقبلي نحلم بالوصول إليه.
اي هي صورة ذهنية عن مستقبل المنظمة اي هي صورة ذهنية للمنظمة في نقطة مستقبلية ويمكن القول انها هي مجموع الأهداف بعيدة المدى
خصائص الرؤية
محفزة للموظفين
توضح هدف المؤسسة
تحدد المسار الإستراتجي
تحدد شخصية المؤسسة
تحديد الرؤية
تعتبر الرؤيا المؤسسية حجر الأساس الذي تبنى عليه عملية التخطيط الإستراتيجي فهي توضح ماذا نريد أن نصبح أو نكون في المستقبل ، اي انها توصف الرؤية كيف ستبدو المؤسسة في المستقبل، لذا يلزم اللجوء إلى التخيل ، اي ان الرؤية هي صورة تخيلية ذهنية، أو حلم نصبو إلية مستقبلاً …….بصفه عامة:
عبارة موجزه تخاطب القلب والروح.
تركز على الرغبة في التميز والتفوق والإبداع.
تصاغ بلغة عاطفية مؤثرة.
تشد وتجذب العاملين وتشحذ الهمم لتحقيقها.
يجب أن تكون واقعية وقابلة للتطبيق .
صياغة الرؤية
عندما نبدأ في صياغة رؤية المؤسسة من المفيد أن نسأل بعض الأسئلة مثل:
ما الذي نريد أن نكونه؟
كيف ستبدو المؤسسة عندما تحقق رؤيتها في نظرنا؟ وفي نظر المتعاملين معنا؟
ما هي أهم القيم بالنسبة لنا؟
كيف ستمثل أو تعكس هذه الرؤية اهتمامات المستفيدين وقيمنا الأكثر أهمية لنا؟
مواصفات الرؤية
عامة (وذلك لتبق حتى في بيئة غير مستقرة)
مختصرة، موجزة، وواضحة
موضحة لتوجهات المؤسسة وغرضها
تركز على مستقبل أفضل
تعكس مثل عليا
واضحة ومرنة وطموحه ولكن ليست مستحيلة
اذامن الممكن القول ان ….الرؤية :- هي اللغة المشتركة، هي اوضح صورة للوضع المستقبلي الطموح والمرغوب فيه والذي يتعين أن يكون أفضل من الوضع الحالي.
الرسالة (Mission)
ما المقصود برسالة المنظمة Mission ؟
تعريف الرسالة : هي جملة تلخص من نحن ؟ وماذا نريد؟ اي السبب الأساسي في وجود المؤسسة. Why the organization Exist
والرسالة أكثر واقعية وتساعدنا في التعرف على الطرق والوسائل التي ستقودنا إلى تحقيق الرؤيا.
و تجيب عن:
ماذا نقدم؟
لمن نقدم؟
كيف نقدم؟
ما الذي يميزنا؟
مصادر صياغة الرسالة
العميل customer : من هم المتعاملون مع المؤسسة؟
الخدمة Service : ما هى أنواع الخدمات التي تقدمها المؤسسة؟
الفلسفة Philosophy: ما هى قيم العمل؟
التقنية Technology : ماهى التقنيات المستخدمة في العمل؟
الانطباعات Impressions : ما هى الانطباعات العامة عن المؤسسة وهويتها؟
تحديد الرسالة (Mission):
رسالة المؤسسة هي جملة أو عبارة تحدد غاية المؤسسة ومبرر وجودها، كما تعمل على تحديد مجال عملها والفئة المستهدفة بخدماتها، مع الإشارة إلى قيم وثقافة المؤسسة وما يميزها عن باقي المؤسسات العاملة في نفس المجالاي هي الرسالة فقره قصيرة تعبر عن غاية المؤسسة وهي تجيب على عدد من الأسئلة منها:
لماذا وجدت المؤسسة وما هو عملها الرئيس؟
لمن تقدم المؤسسة خدماتها أو منتجاتها؟
كيف تؤدي المؤسسة عملها وتقدم خدماتها؟
ما هي أهمية رسالة المؤسسة؟
تساعد في تركيز الجهود البشرية في اتجاه عام واحد.
تساعد في ضمان عدم دخول المؤسسة في اغراض متعارضة.
تعمل كمرشد عام لتخصيص الموارد اللازمة لتحقيق هذه الرسالة.
توضح المجالات العامة للمسؤوليات في المؤسسة.
تعمل كأساس لتطوير وبناء أهداف المؤسسة.
تحدد الفئة المستفيدة.
هنالك مساءلة مهمة جدا الا وهي أن نص الرسالة يجب أن يخبرنا:
لماذا تعمل المؤسسة.
ماذا تعمل.
ولمن.
وكيف. (بطريقة تجعل الجميع يفهمها ويدعمها)
مواصفات رسالة المؤسسة
الرسالة تتمحور حول: من أنا… من هم جمهوري… ماذا أقدم لهم من خدمة… كيف سأقدمها:
موجزة، أن تأتي مختصرة وقصيرة يسهل تذكره
واضحة، أن تكون واضحة وسهلة الفهم من قبل الجميع
وعلنية، واسعة من غير هلامية ، ومحددة من غير تفصيل
ومحفزة، وتمثل المرجع الدائم للقرارات داخل المنظمة
تحدد عملنا والمستفيدين والحاجات التي نشبعها او نعد بإشباعها حالياً ومستقبلاً،
وان تعكس الكفاءات المتميزة لدينا وفلسفتنا وقيمنا. تحاكي/ اعراف / فلسفة / قيم / معتقدات وتقاليد المنظمة. وتعبر عن تمييز المنظمة عن غيرها .
اي باختصار الرسالة كيف سنصل إلى الحلم والذي هو هدف المنظمة