اثر تفويض السلطة على ادارة الازمات

اثر تفويض السلطة على ادارة الازمات
The effect of delegation of authority on crisis management
التفويص الفعال للسلطة وتنمية المرؤسين
Effective delegation of authority and the development of subordinates
مفهوم التفويض The concept of delegation
من البديهي انك لاتستطيع عمل كل شيء بنفسك ، لذلك يتطلب الامر ان تستخدم التفويض لطي تؤدي وظيفتك بكفاءة عالية ، فهو الوسيلة الوحيدة لتوسيع مجال تاثيرك بما يتجاوز مقدرتك الذاتية عاى انجاز العمل ، هو ايضا الطريق الى الاستفادة من قدرات ومواهب مهارات فريق العمل ، تلك الصفات التي قد لا تستغل كاملة بدون تفويض.
اي عندما تتعدد اعباء المدير وتتنوع ، ويجد ان وقتة لايتسع لبعضها او انة يصرف الكثير من وقتة في جزيءات يمكن لشخص اخر في مستوى تنظيمي ادنى ان يقوم بها بالدرجة المطلوبة من الكفاءة ، فانها في هذة الحالة يلجئا الى التفويض.
لقد تناول الباحثون موضوع التفويض بالبحث والدراسة وتعددت تعريفات التفويض وتنوعت نتيجة للاختلاف في رؤى الباحثين لمفهومه فقد عرف ” بأنه عبارة عن عملية إعطاء المسؤولية ومنح السلطة اللازمة للموظف لغرض تمكينه من استثمار مهاراته لخدمة التنظيم وهو عملية ضرورية لغرض تبرير قرار تعيين الموظف الذي كان يتوسم فيه الخير والمساهمة الفعالة لمتطلبات العمل “.
وفي تعريف آخر للتفويض بأنه ” نقل الرئيس الإداري بعض اختصاصاته إلى بعض مرؤوسيه ليمارسوها دون الرجوع إليه مع بقاء مسؤولية على تلك الاختصاصات المفوضة”.
وكما يعرف التفويض هو ” أن يعهد الرئيس الإداري وفقاً لما يسمح به القانون لأحد مرؤوسيه بممارسة بعض الاختصاصات التي تدخل في مهام وظيفته التي يشغلها”وهو أسلوب من أساليب عدم التركيز الإداري تفادياً لمساوئ التركيز الإداري لجميع السلطات في يد الرئيس مما يؤدي إلى كثرة ضغط العمل والبت في الأمور دون فحص ودراسة كافية وبالتالي تعطيل العمل وإضاعة الوقت وإطالة الإجراءات وهي السمة الغالبة في النظم الإدارية المختلفة وبهذا المعنى فإن التفويض لا يتضمن تنازلاً عن السلطة وإنما هو عمل إرادي يتم بإرادة المفوض ، ويتضمن إشراك المفوض إليه في بعض سلطاته مع الرقابة والتوجيه من جانب المفوض.
فالتفويض يتضمن في معناه مسؤولية ثنائية والشخص المفوض إليه السلطة يصبح مسؤولاً أمام من فوضها إليه عند مباشرة الاختصاص الذي فوض فيه ، ومع ذلك يبقى الرئيس مسؤولاً عن العمل الذي فوضه وعن نتائجه .
والتفويض في المجال والنشاطات الإدارية هو تلك العملية التي يتم من خلالها إعطاء الرئيس جزءاً من صلاحياته إلى المرؤوسين لكي يتمكن المرؤوس من إنجاز الأعمال المكلف بها ومن البديهي أن يقوم المسؤول عن عملية التنظيم باتخاذ القرار على أي من المستويات الإدارية التي تجري فيها عملية التنظيم باتخاذ القرار على أي من المستويات الإدارية التي تجري فيها عملية وضع القرارات والمدى الذي يسمح فيه للمتمتعون بالصلاحية بتمرير عملية وضع القرارات من المستويات العليا إلى المستويات الأقل إنما يعكس ممارسة المدير لعملية تفويض الصلاحيات فالغرض من التفويض هو تمكين المرؤوسين من القيام بواجباتهم وإنجاز الأعمال الموكولة إليهم لأن انعدام التفويض يخلق حالة لا يحق فيها لأي فرد في المنظمة – باستثناء الرئيس – القيام بأي عمل من الأعمال .
وهناك من يخلط بين مفهومي التفويض والحلول بالرغم من وجود اختلاف بينهما. ولتوضيح هذا الغموض سنقارن بين تعاريف التفويض السابقة و التعاريف حول مفهوم الحلول ، فالحلول هو ” قيام من يحدده القانون بحكم وظيفته بممارسة كافة اختصاصات أحد شاغلي الوظائف العليا في حالة غيابه ويكون مسئولا عنها”.
إلا أن التفويض لا يعني تخلي الرئيس الإداري عن سلطاته أو مسؤولياته كلياً ولهذا فإن من ضمن صلاحيات الرئيس الإداري أن يقوم بسحب أو إلغاء الصلاحيات الممنوحة لمساعديه ولمن فوض إليهم القيام ببعض أعماله.
وبناء على ما تقدم فإن التفويض هو مفهوم إداري يعهد بموجبه من له ولاية الاختصاص ببعض اختصاصاته إلى وظيفة أدنى من وظيفته مرتبة ويعادل الاختصاص المفوض من قبل شاغل الوظيفة الأولى مع بقاء مسؤولية صاحب الولاية قائمة أمام رئيسه الأعلى .
اذن فان التفويض هو :- هو انتقال مؤقت لسلطة اتخاذ القرارات او صلاحية التصرف في امور معينة من جهة او شخص اعلى الى جهة او شخص اخر ادنى في المستوى الوظيفي .
ويعتبر هذا المضمون من الممارسات السليمة للادارة ليس فقط كل مشاكل المدير وحسن استغلال وقتة ولكنة في ذات الوقت يعتبر جزءا مهما من برامج تنمية صف ثان للادارة وصقل قدرات المرؤسين وتأهيلهم لمهام واعباء اعمال فيما بعد .

مزايا التفويض التفويض الفعال
Advantages of the mandate Delegating Effectively
اولا – المزايا للمرؤسيين :Advantages for subordinates
1) شعور الفرد باحترام الذات عندمل تخصص له جتنبا من السلطة مما يكسبة الاهمية والثقة بالنفس .
2) يؤدي منح المرؤسين صلاحية اتخاذ القرارات الى اهتمامهم بالنتائج ، فليس هناك قوة دافعة اكبر من ان تضع الفرد في موقع المسئولية عن جانب من الاعمال وان تفوض له السلطة لاتخاذ القرارات ، ثم تعطي له بعد ذلك المكافأة التي تتناسب مع الانجاز .
3) حسن التعامل مع المشاكل والازمات في مواقع حدوثها معا يحقق الكفاءة والفعالية في الادارة وتحقيق النتائج المطلوبة .
4) توفير الفرص للمرؤسين للنضوج والتقدم الوظيفي واعداد الصف الثاني في الادارة .
ثانيا – المزايا للمديرين والمشرفين :benefits for managers and supervisors
يوفر لك التفويض عدة فوائد يصفتك مديرا ومشرفا ، واكثر هذة الفوائد هي الوقت الذي يتوفر لك لاداء الاعمال التي في مقدروك ان فقط القيام بها ، وهذة هي بعض السبل الفعالة لاستغلال هذا الوقت :-
1) تطوير اساليب اداء الاعمال بالاضافة الى التفكير في انشطة جديدة يمكنك اضافتها .
2) التخطيط لمستقبل الادارة التي تشرف عليها بدلا من اسلوب الاداء الذي يعتمد على الانتقال من ازمة الى ازمة .
3) أقامة العلاقات افضل مع الادارة والاقسام الاخرى التي تتعامل معها بانتظام .
4) أقامة وصيانة علاقات وثيقة مع العاملين معك ، وهذة المهمة غالبا ما يفتقد المدير او المشرف اليها عندما يكون مشغولا جدا .
5) تكوين روح الفريق في العمل لدى الافراد .
6) تفيف الضغود على المديرين والمشرفين .
7) تنسيق العمل في الادارة بفرض تحقيق الحد الامثل من الانتاجية .

مستويات التفويض
Mandate Levels
المستوى الاول First Level
فوض على اساس مايجب عملة وكيفية اداء هذا العمل ولكن اترك للموظف بعض الحرية فيما يتعلق بمعدل العمل والرقابة على الجودة.
المستوى الثاني Second Level
فوض على اساس مايجب عمله واترك للموظف الحرية في اختيار اسلوب الاداء ومعدل الاداء ومدى الجودة التي يتم بها العمل .
المستوى الثالث Third Level
فوض على اساس ماينبغي تحقيقة من اهداف واترك للموظف الحرية في تحديد مايجب عملة واسلوب الاداء ومعدلة وكذلك مدى جودة العمل .

الوصايا العشر للتفويض
The Ten Commandments of the mandate
اولا – وصل المعلومات بشكل كامل :يجب أن تطلع مرءوسيك بشكل واضح على المعلومات الخاصة بدرجات الحرية والتصرف التي تتوقع منهم ممارستها , وحتى يتسنى لهم الإفادة من خبرتك وعلمك.
ثانيا – لا تفوض المسئولية وفوض السلطة :فذلك معناه أنك تمارس السيطرة بتشدد ويعبر هذا عن عدم ثقتك بمرءوسيك.
ثالثا – ضع معدلات للأداء :فمن الضروري أن يعلم الموظف ما تتوقعه أنت من نتائج ويمكنك إشراك مرءوسيك في وضع هذه المعدلات.
رابعا – ضع نظاما للرقابة :فلا يجب أن تترك لمرءوسيك (الحبل على الغارب) فيجب أن تضع نظاما للرقابة يتيح لك التعرف على مدى التقدم في سير العمل نحو الأهداف المتفق عليها.
خامسا – تحد مرءوسيك :لكي تنمي قدرات مرءوسيك يجب عليك أن تنحاز إلى جانب مزيد من التفويض وليس العكس , وقد يتسبب عن هذا إيجاد حالة من القلق عند مرءوسيك حيث يتشكك بعضهم في قدراتهم على تحمل المسئولية الموكلة إليهم , ويكون من المناسب أن تتحدى قدرات مرءوسيك بتشجيعهم على قبول المسئولية.
سادسا – وفر التدريب المناسب :فالتدريب من الوسائل المتاحة لتنمية قدرات المرءوسين إلى اقصى حد ممكن فهو يوفر المعرفة والمهارة اللازمة لأداء العمل.
سابعا – قف إلى جانب مرءوسيك :يجب دعم المرءوس والوقوف إلى جانبه فيما يتخذونه من قرارات , وقد يكون ذلك أمرا عسيرا عند بعض المشرفين ومع ذلك نؤكد أنه قد تكون على يقين بأداء العمل بشكل أفضل ولكن عليك ان تقبل المخاطرة بأن المرءوس قد يرتكب بعض الأخطاء.
ثامنا – فوض ولا تتخلص من السلطة :إن التفويض لا يعني تخليك عن سلطاتك , فيجب أن يفهم المرءوسون أن سلطاتهم نابعة منك وأنه يمكن استعادة هذه السلطات بنفس السرعة التي فوضت بها إذا حاولوا تعدي حدود السلطة المتفق عليها.
تاسعا – لا تتخلص من المهام غير الممتعة :تفادي دائما التفويض الذي يمثل التخلص من المهام غير الممتعة في وظيفتك والاحتفاظ بالمهام الممتعة لنفسك.
عاشرا – لا تتهرب من المسئولية :لا تتهرب من مسئوليتك كمشرف , فأنت المسئول أمام رئيسك عن نتائج إدارتك.

التفويض المسبق للسلطات
:Pre-mandate of the authorities
لقد سبق لنا إيضاح الفرق الجوهري بين إدارة الأزمات والإدارة بالأزمات والذي يكمن في أن الأخيرة تجعل أفراد المؤسسة يتعاملون فعليا مع الأزمات وأن تكون السلطات مفوضة إليهم أصلا دون حاجة للرجوع للجهات المعنية لاتخاذ اللازم.
وهذا الأمر خطير للغاية ولا سيما في حالة الأزمات ذات الإيقاع السريع والوقع بالغ الأثر خلال فترات زمنية قصيرة. ومن هذا المنظور وجب على المؤسسات والشركات تفويض السلطات لللأجهزة الأزموية بالتدخل السريع الحاسم , دون انتظار صدور الأوامر والتعليمات والموافقات للتحرك والبدء , لأن الوقت هنا مهم وحرج , ولأن الكيان الإداري لا يتحمل مزيدا من الأثار السيئة لفترة أطول.
وعلى هذا الأساس تفوض السلطات لأجهزة الإطفاء أو أجهزة الصدام للتعامل مع الأ.مات فور تولدها , دون الانتظار لأخذ الموافقات الرسمية . كما أن تفويض السلطات لأجهزة الإطفاء أو أجهزة الصدام ولأجهزة الاتصالات بالوصول الفوري للمواجهة , والاستعداد دون انتظار للحصول على موافقات الرسمية , كما يحدث في ضبط الجناة حيث يستلزم الأمر اخذ موافقة النيابة . فالأمر هنا يختلف ويتطلب التدخل السريع الفوري.